1. Ambito dell'informativa
La presente informativa descrive il trattamento dei dati personali delle persone che visitano, si registrano o utilizzano la piattaforma Kondomus, ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e della normativa italiana applicabile.
La piattaforma è destinata alla gestione digitale di attività connesse ai condomìni e agli Studi che li amministrano.
2. Titolare del trattamento e contatti
Il Titolare del trattamento per i dati trattati per la gestione del servizio Kondomus è KIMERABYTE DI BIELLA LISA, con sede in Viale della Stazione 33, 06039 Trevi (PG), P. IVA 03930530542.
Per richieste relative al trattamento dei dati personali è possibile contattare il Titolare via PEC all'indirizzo kimerabyte@pec.it. L'eventuale nomina di un Responsabile della protezione dei dati (DPO) sarà comunicata in questa sezione.
3. Ruoli privacy nella piattaforma
KIMERABYTE tratta i dati di account, autenticazione, sicurezza, assistenza e fatturazione necessari a erogare Kondomus in qualità di Titolare. Quando uno Studio inserisce nella piattaforma dati personali di condòmini, fornitori o altri soggetti per gestire il proprio condominio, lo Studio opera di regola come Titolare autonomo di tali dati e KIMERABYTE opera quale Responsabile del trattamento sulla base dell'accordo previsto dall'art. 28 GDPR.
4. Categorie di dati trattati
Possiamo trattare dati identificativi e di contatto, quali nome, cognome, indirizzo email primario ed eventuale email di recupero pending o in verifica, in attesa di attivazione o verificata, ruolo nell'applicazione, immagine profilo se fornita tramite il provider di accesso e identificativi tecnici dell'account.
Per autenticazione e sicurezza trattiamo dati di sessione, log di accesso, indirizzo IP, informazioni sul browser e sul dispositivo, token tecnici, eventi di sicurezza e, ove attivata, la configurazione dell'autenticazione a più fattori. Per gli eventi di sicurezza possiamo associare all'indirizzo IP dati di geolocalizzazione approssimativa (Paese, regione e città) ottenuti tramite un provider GeoIP. Non conserviamo password perché l'accesso avviene tramite magic link o provider OAuth.
Nell'uso delle funzionalità condominiali possono essere trattati dati relativi a Studi, condomìni, unità immobiliari, persone censite, rapporti con le unità, inviti, richieste di accesso, documenti e informazioni amministrative inserite dagli utenti autorizzati. Il contenuto concreto dipende dalle funzioni attivate dallo Studio.
Raccogliamo inoltre dati di utilizzo, diagnostica ed eventi tecnici per comprendere il funzionamento del servizio, prevenire abusi, correggere errori e migliorare l'esperienza utente, nei limiti e con le garanzie descritte nella presente informativa e nella disciplina sui cookie.
5. Finalità e basi giuridiche
Trattiamo i dati per creare e gestire l'account, autenticare gli utenti, fornire le funzionalità richieste, gestire inviti e autorizzazioni, prestare assistenza e inviare comunicazioni di servizio. La base giuridica è l'esecuzione di un contratto o di misure precontrattuali, ai sensi dell'art. 6, par. 1, lett. b) GDPR.
Trattiamo i dati per adempiere obblighi amministrativi, contabili, fiscali, di sicurezza e richieste delle autorità quando applicabili. La base giuridica è l'adempimento di un obbligo legale, ai sensi dell'art. 6, par. 1, lett. c) GDPR.
Trattiamo dati tecnici e di sicurezza per prevenire frodi, accessi non autorizzati, uso improprio della piattaforma e per tutelare i diritti del Titolare e degli utenti. La base giuridica è il legittimo interesse del Titolare, ai sensi dell'art. 6, par. 1, lett. f) GDPR, bilanciato con i diritti degli interessati.
L'invio di aggiornamenti commerciali o di prodotto avviene esclusivamente se l'utente ha espresso un consenso separato, libero e revocabile in qualsiasi momento, ai sensi dell'art. 6, par. 1, lett. a) GDPR. La revoca non pregiudica la liceità del trattamento precedente.
6. Recupero dell'account e sicurezza dell'accesso
L'email di recupero è facoltativa e raccomandata per i condòmini e gli utenti ordinari dello Studio; è obbligatoria per il Titolare di uno Studio e lo staff Kondomus per accedere alle funzioni privilegiate. L'utente può indicarla distinta dall'email primaria. La trattiamo per verificarne la disponibilità, inviare avvisi di sicurezza e consentire il recupero autonomo dell'account mediante token monouso. L'indirizzo diventa utilizzabile solo dopo la verifica e un periodo di attesa di 48 ore; il recupero comporta la revoca delle sessioni e delle altre credenziali precedenti pertinenti.
La configurazione o modifica dell'email di recupero da parte del Titolare di uno Studio o dello staff Kondomus richiede una MFA fresca. Il recupero assistito da Kondomus è eccezionale e limitato a tali account, dopo l'esclusione dei fattori autonomi disponibili; condòmini e utenti ordinari dello Studio non accedono al recupero assistito. Per questa finalità trattiamo il riferimento della pratica, l'operatore autorizzato, tempi, esito e categoria della motivazione; il registro di sicurezza non contiene immagini o numeri di documenti. La base giuridica è il legittimo interesse alla prevenzione di accessi non autorizzati e alla tutela degli account, ai sensi dell'art. 6, par. 1, lett. f) GDPR.
Un documento di identità può essere valutato solo se strettamente necessario e soltanto tramite un canale di caricamento sicuro con accesso controllato e cancellazione verificabile. Tale canale non è al momento disponibile: fino alla sua implementazione non raccogliamo documenti per il recupero dell'account, e non li accettiamo via email. L'eventuale copia è eliminata immediatamente dopo la verifica.
7. Conferimento dei dati
Il conferimento dei dati necessari alla registrazione, all'autenticazione e all'erogazione delle funzioni richieste è necessario per usare Kondomus; il mancato conferimento può impedire la creazione dell'account o l'accesso alle relative funzionalità.
Il conferimento dei dati per comunicazioni promozionali o aggiornamenti di prodotto è facoltativo. Il rifiuto o la revoca di tale consenso non limita l'uso delle funzioni essenziali della piattaforma.
8. Modalità e tempi di conservazione
I dati sono trattati con strumenti elettronici e organizzativi idonei a tutelarne riservatezza, integrità e disponibilità. L'accesso è limitato alle persone autorizzate e ai fornitori che ne abbiano necessità per fornire il servizio.
I dati di account e di servizio sono conservati per la durata del rapporto contrattuale e, successivamente, per il tempo necessario alla gestione di richieste, contestazioni, obblighi di legge e tutela dei diritti. I dati soggetti a obblighi contabili e fiscali sono conservati per il periodo previsto dalla legge. Gli audit di sicurezza, compresi indirizzo IP e geolocalizzazione approssimativa quando raccolti, sono conservati per cinque anni. I backup e i dati condominiali sono conservati secondo i tempi necessari alla continuità del servizio, agli obblighi applicabili e alla tutela dei diritti.
9. Destinatari, responsabili e trasferimenti
I dati possono essere trattati da personale autorizzato di KIMERABYTE e comunicati a fornitori che supportano il funzionamento della piattaforma, quali provider di hosting e infrastruttura cloud, database, autenticazione, invio email, monitoraggio degli errori, log e analisi tecnica. Tali soggetti sono nominati Responsabili del trattamento quando richiesto dall'art. 28 GDPR oppure operano come autonomi titolari secondo la propria disciplina.
I dati non sono diffusi. Qualora un fornitore comporti un trasferimento di dati personali fuori dallo Spazio economico europeo, il trasferimento avverrà solo in presenza di una decisione di adeguatezza o di garanzie appropriate previste dagli artt. 44 e seguenti GDPR, incluse ove necessario le clausole contrattuali standard.
10. Cookie, tecnologie analoghe e analisi
Kondomus utilizza cookie e tecnologie analoghe strettamente necessarie alla gestione della sessione, alla sicurezza e al corretto funzionamento del servizio. L'uso di tecnologie non tecniche, incluse analisi del prodotto, misurazione o registrazione delle sessioni, deve essere subordinato al consenso quando richiesto dalla normativa applicabile.
11. Diritti dell'interessato e reclamo
Nei casi previsti dagli artt. 15-22 GDPR, l'interessato può chiedere accesso, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento, portabilità dei dati e può opporsi al trattamento fondato sul legittimo interesse. Può inoltre revocare in qualsiasi momento il consenso prestato per finalità facoltative.
Per esercitare i diritti è possibile scrivere a kimerabyte@pec.it. L'interessato ha inoltre il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, secondo le modalità pubblicate su www.garanteprivacy.it.
12. Aggiornamenti dell'informativa
Il Titolare può aggiornare questa informativa per adeguarla a modifiche normative, organizzative o tecniche. Ogni versione riporta una data di pubblicazione e viene conservata nella piattaforma; per le modifiche sostanziali gli utenti interessati ricevono una notifica e, quando necessario, viene richiesta una nuova presa visione.